清代政府最主要的税收是田赋，田赋既征钱又征粮。钱谷师爷的主要职责是帮助地方长官征收赋税，管理财政支出。

清代地丁钱粮制度规定在夏、秋两季征收，而实际上从每年四月一直征收到十二月，允许纳税人分期缴纳。正式开征的四月是钱谷师爷最忙的日子，首先要填写“串票”，即一种纳税通知书与纳税凭证单据。

为了防止税吏贪赃枉法，清代法律严禁书吏、衙役下乡“携串游征”，实行严格的自封投柜制度，让纳税户自行到指定地点缴纳。银柜置于衙门庭院，纳税户至衙门出示串票，书吏核对无误后，即将缴纳的银子称重，并验看成色。然后让纳税人当面用纸包好投入银柜。

白天收税完毕，师爷要连夜核对已收串票与收银的“流水簿”、“串票簿”。第二天令户房书吏将已收串票销毁。

如遇“顽户”拒不缴税，或以种种借口拖延搪塞，师爷要设法催缴。按清代税法，纳税人至限未能完税，应责打20小板。如果至期躲避不露面，师爷就要建议长官签出拘票拘拿，以抗粮罪名处罚，除重加责打外还要枷号示众。

征收的税银，除当地财政留用以外，得按上级要求解送到指定地点。每次解运，都要通知当地驻军派兵护送，并行文照会沿途州县接应守护。

由于清代钱谷师爷要负责处理的政府财政收支及民间经济事务多达60余项，其中有16项又与司法审判有关，所以在一些经济发达，赋税繁重的地区，往往要聘请一位专门管理征税事务的征比师爷。有的州县还要聘请上、下两位钱谷师爷，一起处理财政会计事务。